Zostałeś wybrany na organizatora konferencji dla Twojej firmy, a nie jest to coś, czym zajmujesz się na co dzień? Przyjrzyj się poniższym punktom i przekonaj się, że organizacja konferencji nie musi być aż tak trudnym zadaniem.
1) Cel i przeznaczenie konferencji – ustal, z jakiego powodu organizowana jest konferencja i jakiego rodzaju audiencji się spodziewasz. To pomoże Ci w wyborze miejsca spotkania, dopasowanego stylem do ogólnej koncepcji.
2) Budżet – oto kilka rzeczy, które musisz wziąć pod uwagę tworząc kosztorys:
– prelegent
– wynajem sali konferencyjnej
– ciepłe i zimne napoje
– notatniki i długopisy
– dzbanki z wodą na każdym stole
– parking
– sprzęt audiowizualny (wynajem lub ewentualnie kupno elementów)
– koszty wysłania zaproszeń do uczestników
– plakietki z imionami
– catering
3) Miejsce spotkania – wybierz lokalizację, do której w miarę możliwości każdy z uczestników będzie miał łatwy dojazd. Ważne jest też, aby punkt docelowy był prosty do odnalezienia (nie chcesz, żeby Twoi goście błądzili i dotarli spóźnieni lub w ogóle nie znaleźli miejsca spotkania!)
4) Zakwaterowanie – jeżeli konferencja potrwa dłużej niż kilka godzin lub zapraszasz gości z zagranicy, powinieneś zapewnić uczestnikom nocleg. W tym wypadku warto wybrać lokalizację, która łączy możliwość organizacji konferencji z noclegiem – np. sprawdzony już podczas licznych większych i mniejszych eventów Grand Royal Hotel w Poznaniu. Jeżeli spodziewasz się wielu gości, zrób dla nich rezerwację grupową – zapewne hotel zaoferuje Ci wtedy korzystniejsze warunki.
5) Ankieta/ocena – zebranie feedbacku od uczestników to zawsze dobry pomysł. Można go uzyskać na różne sposoby – np. rozdając gościom kartki papieru z kilkoma pytaniami tuż po zakończeniu eventu lub wysyłając im pytania na maila kilka dni po konferencji. Zebrane oceny i wskazówki pomogą Ci w przyszłości organizować jeszcze lepsze spotkania.
6) Przygotuj poniższe informacje dla koordynatora Twojego przedsięwzięcia:
– wybrane ustawienie krzeseł i blatów / stołów w sali konferencyjnej
– wybór menu, w przypadku jeżeli zapewniasz gościom posiłki (a zdecydowanie powinieneś upewnić się, że Twoi goście nie będą głodni!)
– szczegóły dotyczące wszelkich materiałów, jakie powinny być dostarczone do miejsca spotkania
– godzina, o której chciałbyś mieć dostęp do sali konferencyjnej przed rozpoczęciem spotkania
– ewentualni goście VIP
– metoda płatności
7) Wskazówki dotyczące dojazdu – przed wydarzeniem upewnij się, że uczestnicy nie będą mieli problemu ze znalezieniem lokalizacji spotkania i odpowiednich sal konferencyjnych. Sprawdź, czy wszyscy goście mają poprawne informacje dotyczące adresu i daty spotkania, przypomnij się na kilka dni przed planowanym eventem i potwierdź obecność. Obejrzyj oznaczenia sal konferencyjnych przed rozpoczęciem spotkania.
Organizacja konferencji to nie lada wyzwanie, ale trzymając się tych siedmiu punktów będziesz miał pewność, że kluczowe kwestie masz pod kontrolą. Pow
Artykuł został przygotowany przez firmę Grand Royal Hotel
